・課 題：予約ノート（紙）の探し回り・順番待ち・手書きによるミス患者様の待ち時間。
・導入成果：院内（スタッフ間）のリアルタイム共有、重複予約の防止、検査待ち時間の短縮、業務のスムーズ化。
予約ノートを「探し回る時間」と「順番待ち」からのスタート
― まずは、導入前に抱えていらっしゃった課題について教えてください。
以前は検査の予約をすべて1冊の「予約ノート」で管理していました。そのため、電話で予約を受けたり確認したい時に、とにかく「ノートがどこにあるか分からない！」ということが頻繁に起きていました。「誰が持っていったの？」って探し回る時間がありましたよね。
誰かが使っている間は終わるまで待たなきゃいけなくて、それだけで時間が取られてしまっていました。また、手書きだからキャンセルや変更があると修正テープで消して書き直すので、ノートがだんだん汚れて読みづらくなったり、患者様のIDや名前の書き間違いも心配でした。
あとは、来院時間と実際の検査時間にズレがあって、どうしても患者様の待ち時間が長くなってしまうのも大きな課題でした。診察室、受付、健診、検査室など、各部署でリアルタイムに情報共有できる仕組みが必要だと感じていましたね。
クリニックの要望に応えてくれるカスタマイズ性とサブスク導入が決め手
― そうした中で「LXMATE HeLios cloud」を選ばれた理由と、導入時の期待は何だったのでしょうか？
正直なところ選定自体はスムーズに決まっていたのですが、クリニックの希望を聞きながらシステムを柔軟にオプションなどを選択ができ、初期費用が抑えられる点が大きかったです。
期待していたのは、何と言っても「業務の効率化」ですね。複数台のパソコンから同時に予約状況を見られるようになれば、ノートを探す時間や順番待ちがなくなって、焦りによるミスも減らせること、検査予約をスムーズにして患者様を待たせないようにすること、そして将来的には外来予約とも一本化できたらいいな、という期待を持ってスタートしました。
導入直後の戸惑いを乗り越え、得られた大きな成果
―今年4月から実際にシステムへ切り替えられて、現場の成果や変化はいかがですか？
最初は正直、画面の操作や見方に慣れるまで少し戸惑いました。「確認に時間がかかって前のノートの方が楽だったかも……」と思う瞬間が一瞬あったのも本音です。しかし、慣れてくるとメリットが本当に大きいですね！
予約の電話がかかってきても、手元のパソコンでサッと空き状況が確認できるようになりました。ノートを探しに行く手間は完全にゼロです。何より、検査・患者様・時間の重複予約がなくなったのも大きな変化です。
検査までの時間が明確になったおかげで患者様の待ち時間が短くなり、「まだ呼ばれないの？」といったお問合せや申し出も明らかに減りました。
現場のリアルな声と、今後のアップデートへの期待
―現場のスタッフ様や患者様からは、どんな反応がありましたか？
「ノートを探しに行かなくてよくなって、業務が本当にスムーズになった！」という喜びの声が一番多いですね。予約日も画面ですぐ確認できるので助かっています。
一方で、現場からは「電子カルテと予約システムが別々なので両方確認する手間がある」「検査項目ごとの予約で、同日に複数の検査を入れる時に画面が少し見づらい」といった意見も出ています。
運用の工夫をしつつ、現場の意見を取り入れながらシステムをより使いやすくアップデートして、さらに長く快適に使えるなと期待しています！
LINE連携でさらなる業務軽減と患者様の利便性向上へ
―最後に、今後のクリニックの展望や期待についてお聞かせください。
今後はLINE機能（LINE予約、マイページ確認、情報発信）の活用を進めていきたいと考えています！
―LINE予約が導入されると、さらに変化しそうですね。
はい！患者様が24時間いつでもネットやLINEから予約できるようになれば利便性も上がりますし、クリニック側としても電話対応の負担やストレスがかなり軽減されると期待しています。
予約ノートのデジタル化をはじめ、業務のやり方を変えていくことで効率化が進み、患者様が気持ちよく受診できるだけでなく、スタッフにとっても働きやすい環境になっていくのを実感しています。今後は電子カルテとの連動やAI活用なども視野に入れながら、より良いクリニックづくりを目指していきたいです。
